Группы свойств документа

Группы свойств документа позволяют находить объекты данных (например, документы, электронные письма или мгновенные сообщения) по различным параметрам, которые можно получить из журналов DeviceLock. Эти параметры - так называемые “свойства документа” - перечислены и описаны ниже в разделе Настройка, просмотр или изменение группы свойств документа. С помощью группы свойств документа можно, например, находить теневые копии документов с определенными значениями таких свойств как Заголовок, Тема, Категории, Сохранен и т.п. В группе задают значения свойств искомых документов, после чего можно выполнять поиск документов, свойства которых соответствуют этой группе.

При создании, дублировании, просмотре или редактировании группы свойств документа (см. Диалоговое окно управления группами поиска) используется диалоговое окно со следующими полями управления параметрами группы:

•Имя файла - Задать, просмотреть или изменить имена искомых файлов. Если задан этот параметр, выполняется поиск файлов, имеющих любое из указанных имен.

Чтобы указать несколько имен, используйте точку с запятой (;) в качестве разделителя. В имени файла можно использовать звездочку (*) для обозначения произвольной группы символов и знак вопроса (?) для обозначения одного произвольного символа.

•Размер - Задать, просмотреть или изменить размер искомых файлов в байтах, килобайтах (KB), мегабайтах (MB), гигабайтах (GB) или терабайтах (TB). Если задан этот параметр, выполняется поиск файлов, соответствующих выбранному варианту размера.

Внимание: После обновления DeviceLock может потребоваться пересоздать поисковый индекс, чтобы обеспечить поиск на основе размера файлов по данным, которые были проиндексированы старой версией DeviceLock. Для создания нового индекса следуйте инструкции, приведенной в разделе Построение нового индекса по запросу, и нажмите кнопку Да в окне запроса на подтверждение, чтобы заменить существующий индекс новым.

•Защищен паролем - Установите этот флажок для поиска теневых копий защищенных документов. Если этот флажок установлен, поиск возвращает только документы со статусом “Да” в поле Защищен соответствующей записи журнала. Если флажок снят, значение этого поля не учитывается во время поиска.

•Дополнительные параметры - Настроить поиск, учитывающий свойства документов, такие как встроенные и настраиваемые (пользовательские) свойства документов Microsoft Office и документов других типов; классификационные метки сторонних продуктов, таких как Boldon James Classifier; отправителей и получателей мгновенных сообщений и электронных писем; имена устройств и протоколов для объектов поиска.

Предусмотрены следующие дополнительные параметры:

•Заголовок, Тема, Теги, Компания, Менеджер, Комментарии, Авторы, Категории, Сохранен - Задать, просмотреть или изменить значения, отвечающие некоторым часто используемым свойствам документов, которые требуется найти. Поддерживаются свойства документов MS Office (.docx, .xlsx, .pptx, .vsdx), .pdf и составных документов. Заголовок поля соответствует имени свойства, указанному в приложениях для работы с документами (например, MS Office Word или Adobe Acrobat).

В этих полях можно использовать звездочку (*) для обозначения произвольной группы символов и знак вопроса (?) для обозначения одного произвольного символа. Нескольких значений в одно и то же поле можно ввести, разделяя их точкой с запятой (;). Пример ввода двух значений со знаками подстановки: *Отчет*; *Счет*.

Полезный совет: Для поиска файлов с произвольным непустым значением какого-либо из этих свойства документа используйте маску ?*. Звездочка без вопросительного знака соответствует любому значению свойства, а также его отсутствию.

•Прочие и классификационные поля - Просмотреть или ввести значения, отвечающие различным встроенным и настраиваемым (пользовательским) свойствам искомых документов. Поддерживаются свойства документов MS Office (.docx, .xlsx, .pptx), .pdf и составных документов.

Чтобы ввести одно значение для некоторого свойства, используйте следующий синтаксис: <имя свойства>=<значение свойства>. Например, запись Division=Sales представляет значение Sales для свойства Division. Чтобы ввести несколько значений для одного и того же свойства, разделите их запятой. В этом случае значения объединяются по ИЛИ. Так, запись Division=Sales,Finance представляет значение Sales ИЛИ значение Finance для свойства Division.

Чтобы ввести значения для нескольких свойств, разделите записи свойств точкой с запятой. Пример: <имя1>=<значение11>,<значение12>; <имя2>=<значение21>. Значения различных свойств объединяются по И, тогда как различные значения одного и того же свойства объединяются по ИЛИ. Так, запись Division=Sales,Finance; Office=Head Office представляет значение Sales ИЛИ значение Finance для свойства Division И значение Head Office для свойства Office.

Поле Прочие и классификационные поля позволяет также настроить группу для распознавания классификационных меток сторонних продуктов, таких как Boldon James Classifier, которые сохраняют значения своих меток в свойствах документа. Если меткой является точное значение некоторого свойства, то для ее распознавания можно использовать описанный выше синтаксис <имя свойства>=<значение свойства>. Какое именно значение какого свойства служит для обозначения метки определяется настройками стороннего продукта.

Чтобы настроить группу для распознавания SISL-меток Boldon James Classifier, используется синтаксис, который указывает идентификатор элемента uid требуемой метки: uid=<значение ID>. Значение ID можно выяснить из XML-данных SISL-метки какого-либо классифицированного документа. Подробнее об этом см. в разделе Распознавание меток Boldon James Classifier.

В поле Прочие и классификационные поля можно использовать точку с запятой (;) в качестве разделителя для ввода нескольких записей, обозначающих различные свойства документа и/или классификационные метки. Все записи, разделенные точкой с запятой, объединяются по И.

Примечание: Для облегчения настройки в поле Прочие и классификационные поля запоминаются ранее вводившиеся записи с возможностью их выбора из раскрывающегося списка, которым снабжено это поле.

•Отправители - Задать, просмотреть или изменить идентификаторы отправителей для следующих протоколов: IBM Notes, ICQ Messenger, IRC, Jabber, Mail.ru Агент, MAPI, Skype, SMTP, Telegram, Viber, Web-почта, WhatsApp, Zoom. Если задан этот параметр, группа выполняет поиск записей, связанных с любым из указанных отправителей.

Чтобы указать несколько отправителей, используйте точку с запятой (;) в качестве разделителя. В идентификаторе отправителя можно использовать звездочку (*) для обозначения произвольной группы символов и знак вопроса (?) для обозначения одного произвольного символа.

•Получатели - Задать, просмотреть или изменить идентификаторы получателей для протоколов IBM Notes, ICQ Messenger, IRC, Jabber, Mail.ru Агент, MAPI, Skype, SMTP, Telegram, Viber, Web-почта, WhatsApp, Zoom, а также следующих социальных сетей: Facebook, Google+, LiveJournal, LinkedIn, LiveInternet, Myspace, Odnoklassniki, Twitter, VKontakte. Если задан этот параметр, группа выполняет поиск записей, связанных с любым из указанных получателей.

Чтобы указать несколько получателей, используйте точку с запятой (;) в качестве разделителя. В идентификаторе получателя можно использовать звездочку (*) для обозначения произвольной группы символов и знак вопроса (?) для обозначения одного произвольного символа.

•Источники - Просмотреть или выбрать из выпадающего списка искомые типы устройств или протоколы. Если задан этот параметр, группа выполняет поиск записей, связанных с любым из выбранных устройств или протоколов.

При использовании дополнительных параметров учитывайте следующее:

•Различные параметры объединяются по И, то есть группа распознает документ, если он соответствует каждому из настроенных параметров. Например, чтобы документ распознавался группой, у которой заданы значения параметров Заголовок и Тема, соответствующие значения должны быть как у свойства Заголовок, так и у свойства Тема документа. Если требуется объединить параметры по ИЛИ, можно использовать составную группу, добавив в нее по отдельной группе свойств документа для каждого параметра.

•Для одного и того же параметра можно задать несколько значений, разделяя их точкой с запятой. В таком случае значения объединяются по ИЛИ, так что группа распознает документ, если он соответствует любому из заданных значений. Так, если в параметре Заголовок указано Отчет; Счет, то группа распознает документы, у которых в свойстве Заголовок значится Отчет или Счет.